BERBAGI PENGALAMAN DENGAN KOMPETITOR

Ilmu dan juga pengalaman sangat diperlukan bagi siapa saja yang ingin maju dan hidupnya bermanfaat, baik bagi dirinya sendiri maupun buat orang lain. Keduanya tidak hanya untuk kepentingan diri pemiliknya, tetapi juga kepentingan orang lain. Ilmu dan pengalaman seperti itulah yang disebut ilmu yang bermanfaat. Agama Islam mengajarkan kita seperti itu, tidak boleh dipakai sendiri, ditahan-tahan, apalagi disembunyikan. Hikmahnya kemudian adalah si pemilik ilmu dan pengalaman  tersebut akan semakin bertambah ilmu dan pengalamannya. Hal ini juga berlaku buat pemilik harta, ketika sang pemilik dengan sadar menyisihkan sebagian yang menjadi hak orang lain; fakir miskin dan/atau siapa saja yang dalam kondisi sangat membutuhkan.

Bukti dari ajaran tersebut, saya rasakan ketika beberapa waktu terakhir ini saya bersama pasukan di Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim (UIN Maliki) Malang, berkah akreditasi institusi dengan predikat A (2014), kedatangan tamu dan diminta datang untuk berbagi ilmu dan pengalaman tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) dan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) di beberapa Perguruan Tinggi Agama Islam (PTAI), baik negeri maupun swasta di seluruh Indonesia. Sesuai kesepakatan di antara tim bahwa kita akan memberikan semua yang kita miliki dan dan tidak usah khawatir, karena sekarang dan ke depan kita akan melakukan yang lebih dari yang sudah pernah kita lakukan, berdasarkan tambahan ilmu dan pengalaman selama keliling nusantara.

Peristiwa menarik ini memang bagian dari cita-cita Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim (UIN Maliki) Malang yang dicanangkan sepuluh tahun yang lalu. Cita-cita ingin menjadi “guru” dalam pengembangan perguruan tinggi di Indonesia. Tidak hanya di lingkungan PTAI, tetapi juga perguruan tinggi umum. Pada tulisan ini, khusus tentang pengembangan manajemen mutu (penjaminan mutu) dan peningkatan status kelembagaan akademik yang dikenal dengan akraditasi Program Studi dan Akreditasi institusi Perguruan Tinggi (AIPT). Kedua pekerjaan ini memang menjadi kerja prioritas  semua perguruan tinggi di Indonesia, karena “mau tidak mau, suka tidak suka, khusus AIPT terakhir 10 Agustus 2014 semua PT, negeri dan swasta wajib mengajukan berkas AIPT ke BAN-PT”.

Saya bisa bayangkan, betapa sibuknya BAN-PT, karena di Indonesia terdapat 3.623 PT yang akan mengajukan AIPT. Menurut data yang saya peroleh dari situs Dirjen Dikti Kemendikbud. dan situs Dirjen Pendis Kemenag jumlah PT secara keseluruhan ada 3697; PT Umum 104 berstatus negeri, 2912 swasta, dan PTAI 53 berstatus negeri, 628 swasta. Dari sejumlah PT tersebut 74 status terakreditasi; 18 PT peringkat A, 43 PT peringkat B, dan 13 PT peringkat C. Dari 18 PT yang mendapatkan AIPT peringkat A adalah UIN Maliki Malang dengan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk PT kategori PTAI. Karena prestasi inilah kemudian UIN Maliki Malang wajib menularkan ilmu dan pengalaman, khususnya di bidang akreditasi, baik prodi maupun institusi.  

Berdasarkan pengalaman ketika sharing pengembangan tentang Penjaminan Mutu dan persiapan akreditas (Prodi dan Institusi) di perguruan tinggi sejawat, dapat ditemukan bahwa rata-rata mengalami dua problem; pertama; problem ketersediaan dokumen dan kedua; problem soliditas tim. Untuk problem dokumen ditemui 3 masalah; ada kegiatan tetapi tidak ada dokumen, ada kegiatan dan ada dokumen tetapi tidak ditemukan, dan ada kegiatan berikut dokumennya tetapi tidak boleh/tidak bisa diakses.

 

Problem yang pertama; soal dokumen tidak akan terjadi kalau pengelolaan semua kegiatan diatur secara baik. Inti dari kegiatan yang dilakukan di sebuah institusi perguruan tinggi ada empat  macam yang tergambar pada Tri Dharma PT (PendidikaN dan Pengajaran, Penelitian, dan Pengabdian Masyarakat) dan kegiatan supporting atau pendukungnya, termasuk di dalamnya kegiatan administratif dokumenter. Semua kegiatan tersebut secara umum dilakukan secara  kelembagaan, yakni yang diatur, dilakukan dan dipertanggung jawabkan oleh lembaga tertentu dan kegiatan individual seperti kegiatan dosen dan mahasiswa. Kegiatan dosen dan mahasiswa, walaupun sifatnya individual, namun masih sangat terkait dengan lembaga tertentu, artinya disamping menjadi tanggung jawab secara individual juga menjadi tanggung jawab institusi.

Untuk mengatasi problem dokumentasi tersebut mungkin bisa dilakukan dengan; pertama; setiap kegiatan, baik yang bersifat kelembagaan maupun individual harus diketahui dan dilaporkan secara periodik berupa progres report per semester atau per tahun. Progres report tersebut disamping disimpan/dimiliki masing-masing lembaga atau individu sebagai user dokumen juga harus disetor atau dilaporkan kepada unit arsiparis. Kedua; dipastikan tersedia unit khusus yang menangani dokumen (unit arsiparis di tingkat universitas). Unit tersebut berfungsi sebagai pusat bank data dan harus secara aktif mengatur mekanisme dokumentasi.  Unit arsiparis juga bisa dibentuk di fakultas dan lembaga dengan tugas menampung dan kemudian menyetorkan dokumen ke unit arsiparis universitas. Teknisnya, dapat dibangun sistem arsiparis atau sistem dokumentasi berbasis on-line atau digital sistem.

    Problem yang kedua; soliditas tim juga tidak akan terjadi kalau semua sivitas akademika berkomitment secara sungguh-sungguh untuk membangun budaya mutu dalam rangka meningkatkan pelayanan yang terbaik dan kesadaran akan tanggung jawab mengemban amanah masyarakat. Cara sederhananya adalah masing-masing berusaha memahami secara benar tugas pokok dan fungsinya, disamping mencoba membangun model komunikasi yang baik dan menyenangkan, baik dalam tugas maupun di luar tugas.  

Dalam kontek membangun budaya mutu, sebagai pimpinan harus berusaha menciptakan suasana kerja yang kondusif disamping juga mengarahkan juga memberi apresiasi hasil kerja bawahannya. Sebagai bawahan harus fokus pada tugas pokoknya dan tidak selalu berharap pada pemberian perhatian dan penghargaan dari siapapun, karena hasil kinerja seseorang akan secara otomatis melahirkan rasa empati orang lain, termasuk pimpinan yang mempunyai otoritas itu. Otoritas mengarahkan, menciptakan, dan memperhatikan serta memikirkan kebutuhan bawahannya. 

Wallahu a’lam bi al-Shawab.

Malang, 26 Juni 2014